Czas jako zasób – czy można nim zarządzać tak, jak pieniądzem?

Czas jako zasób – czy można nim zarządzać tak, jak pieniądzem?

Zarządzanie czasem jest zdecydowanie mniej precyzyjnie opisane niż zarządzanie zasobami finansowymi. Wszystko dlatego, że różnego sortu mówcy motywacyjni próbują tworzyć nowe terminy i teorie dotyczące zarządzania czasem, zamiast wykorzystać te, które już są stosowane w nieco innej dziedzinie, ale które świetnie by się sprawdziły.

Ma i winien: dwa pojęcia, które wystarczą

W pracy copywritera, ale też w absolutnie każdej innej, wykonanie zadania polega na poświęceniu czasu. Każda czynność wymaga czasu – nie ma znaczenia, czy mowa o gargantuicznym projekcie korporacyjnym, czy zrobieniu sobie śniadania. Ponieważ jednak uważam, że dodawanie na codzienną listę zadań pozycji takich jak „odkurzanie”, „śniadanie” to najprostszy sposób na zrobienie z siebie niezaradnego imbecyla, skupię się na zadaniach z pracy, bo te, nawet jeśli są drobne, czasem warto zapisywać, żeby ich nie przeoczyć.

I tu wprowadzam dwa pojęcia z rachunkowości: winien i ma. Standardowo opisuje się za ich pomocą stan finansów, ale nie widzę powodu, żeby po pewnym przedefiniowaniu nie dało się ich użyć do opisania zarządzania czasem i wyciągnięcia całkiem ciekawych wniosków.

  • Ma: czynność wykonana przynosi natychmiastową korzyść albo gwarantuje jej osiągnięcie w niedalekiej przyszłości.
  • Winien: czynność wykonywana jest kosztem innych czynności, nie przynosi korzyści teraz i nie ma żadnej pewności, że kiedykolwiek przyniesie.

Zacznijmy od zasobów. Będzie prościej.

Rubryka „ma” w zarządzaniu czasem jest zdecydowanie prostsza, choć w pewien sposób uznaniowa. Nie ma jednak żadnego problemu z zaklasyfikowaniem tutaj napisania tekstu, o który prosi mnie klient, z którym współpracuje od dawna i który terminowo opłaca swoje faktury. Tutaj również trafia napisanie dobrego tekstu na blog firmowy – choć nie przełoży się to bezpośrednio na kwotę na rachunku, mogę mieć pewność, że w niedługim czasie ktoś ten wpis przeczyta i zdecyduje się na zamówienie moich usług. Gdybym z takich udoskonaleń korzystał, to zasobem czasu byłoby też wprowadzenie w pełni automatycznego systemu sprzedaży, dzięki któremu mógłbym później nie zajmować się każdym pojedynczym zamówieniem na wstępnym etapie.

Teraz długi. Jak zawsze problematyczne.

Żeby pojąć, jak działa rubryka „winien” w zarządzaniu czasem, przedstawię teraz kilka różnych czynności. Wszystkie one będą trafiały właśnie do kolumny z długami, ale wbrew pozorom nie każdy będzie tak samo uciążliwy, nawet jeśli pochłonie tyle samo czasu.

  • Odpowiadanie na maile. Odpowiadając, muszę liczyć się z tym, że ktoś odpowie mi, ja będę znów musiał poświęcić czas na przeczytanie wiadomości, kolejną odpowiedź i tak dalej, i tak dalej. Decyduję się na ten dług, kiedy albo liczę na to, że za którymś razem będę mógł odpowiedź wpisać do rubryki „ma”, albo wtedy, kiedy wiem, że to nie nastąpi, ale czuję się zobowiązany do poświęcenia komuś tego czasu. To mało uciążliwy dług, którego w zasadzie nie muszę zaciągać, ale chcę to robić.
  • Teksty próbne i poszukiwanie ofert. Tekstów próbnych za darmo zasadniczo nie piszę, ale nie każdy musi zostać przyjęty. Nie mam więc gwarancji, że, poświęcając trochę czasu, zarobię na tym niedługo. To samo dotyczy ofert: mogę mieć nadzieję, że któryś z potencjalnych klientów wybierze moją propozycję, ale może się okazać, że wszyscy zdecydują się na tańszego wykonawcę. Stracę czas, ale ten dług muszę zaciągnąć, żeby w jakiejkolwiek perspektywie w ogóle mieć teoretyczne szanse na wypełnienie rubryki „ma”. Ten dług bywa uciążliwy, ale jego zaciągnięcie jest koniecznością.
  • Praca kiepskiej jakości. Poświęcam czas – mniej niż na dobre wykonanie pracy, ale jednak. Szanse na to, że przyniesie mi to jakąkolwiek korzyść, są nikłe, za to istnieje ryzyko, że kogoś od siebie odstraszę. Ten czas, podobnie jak czas spędzony w godzinach pracy na FB, YT, na poszukiwaniu nowych części do roweru albo „porządkowaniu” systemu to dług, którego nie powinienem zaciągać, bo jest on czasem bezpowrotnie zmarnowanym. Inna sprawa, że w przypadku FB i YT dotyczy to zdecydowanej większości chwil również poza pracą.
  • Wyróżniam sobie też kolejny rodzaj długu – poniekąd podobny do pierwszej wspomnianej kategorii „nie muszę, ale chcę”. Chodzi mi na przykład o pisanie materiałów dla zaprzyjaźnionej fundacji albo wykonywanie pewnej pracy poniżej kosztów, które normalnie bym oszacował. Jest to od strony technicznej dług – ten czas nie obróci się żadnym sposobem w pieniądz. Muszę więc traktować to jako „winien”, ale tak naprawdę powinna to być trzecia kategoria, coś w rodzaju „ma, ale tego nie widać”. To rzeczy, które robię nie po to, żeby zarabiać, tylko z poczucia pewnej misji, czasem po prostu z sympatii, a niekiedy i z przekonania, że stać mnie na to, żeby pewną część pracy oddać za darmo lub prawie za darmo. Teoretycznie powinien robić to tylko wtedy, kiedy „ma” jest w przewadze nad „winien”, ale wierzę, że pieniądze to nie wszystko i nie każda minuta w pracy musi oznaczać dochód.

Co to zmienia?

Po co postuluję takie dziwne podejście do zarządzania czasem? Dlatego, że klasyczne metody mają poważną wadę: pozwalają stworzyć taką listę zadań, która wygląda sensownie, ale składa się z samych czynności nieprzekładających się na dochód, który w pracy jest przecież kluczowy. Oceniając każde zadanie jako zasób lub dług jest się w stanie lepiej oszacować, czy wszystkie pozycje na liście muszą się na niej znaleźć, czy może część należy przesunąć albo w ogóle wyrzucić.

Po drugie, w przeciwieństwie do wielu strategii zarządzania czasem, tutaj nie ma potrzeby wnikania w szczegóły: patrząc na listę, jestem w stanie od razu uszeregować zadania w odpowiedniej kolejności i – co ważniejsze – ocenić, które z nich z perspektywy finansowej są najkorzystniejsze.

Trzecia rzecz: uczciwie przyznaję, że pewne zadania, które chcę mieć na liście, naprawdę niewiele mi dają. Ale korzystając z takiego systemu, jak przedstawiony, potrafię ocenić ich wartość w perspektywie szerszej niż finansowa. Nie każdy dług jest tu zły, jest wiele, które zaciąga się świadomie, a które mają swój cel. Dzięki świadomości, że nie przekładają się one na zysk, można jednak doprowadzić do sytuacji, w której rentowna działalność nie ogranicza się tylko do zarabiania, ale pozwala w jakiś inny sposób wpływać na rzeczywistość.

Grafika wpisu: Ribbon vector created by macrovector – www.freepik.com

Robert Wąsik

Od 10 lat copywriter. Zdobywam wiedzę, ale prywatnie zostałem nudziarzem. Nie znoszę komputerów, więc piszę dobrze za pierwszym razem, żebym tylko nie musiał poprawiać.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.